Definisi Audit
Sebelum membahas tentang Audit Internal Puskesmas, ada baiknya kita pahami dulu pengertian Audit itu sendiri. Ada begitu banyak ahli yang memberikan definisi tentang Audit, namun secara sederhana Audit dapat diartikan sebagai kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan atau diterapkan di lapangan.
Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit.
Tujuan Audit
Pada dasarnya audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.
Manfaat Audit
Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi.
Jenis Audit
Secara umum dikenal 2 jenis Audit yaitu :
1. Audit Internal
Adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Dalam kaitannya dengan Audit Internal Puskesmas, tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan.
2. Audit eksternal
Adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi dengan menggunakan standar tertentu.
Sebagai contoh audit jenis ini dapat dilakukan oleh pihak Komisi Akreditasi kepada Puskesmas dengan mengacu pada Standar Akreditasi, atau audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap FKTP yang menjadi mitra, atau audit dari BPK terhadap pengelolaan keuangan Puskesmas, dan lain sebagainya.
Esensi Audit
Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat dari kegiatan Audit ini, maka audit perlu dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut :
1. Proses interaktif;
2. Kegiatan sistematis : direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien;
3. Dilakukan dengan azas manfaat;
4. Dilakukan secara objektif;
5. Berpijak pada fakta dan kebenaran;
6. Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian;
7. Bermuara pada pengambilan keputusan;
8. Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu;
9. Merupakan kegiatan berulang;
10. Menghasilkan laporan.
Aktivitas Audit
Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk :
1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi);
2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan
3. Merekomendasikan (memberikan saran/masukan).
Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara :
1. Telaah dokumen (baca : Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi);
2. Observasi;
3. Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit);
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee;
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria;
6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi;
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas.
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee
10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey
12. Menganalisis data
Tahapan Audit Internal
Audit Internal Puskesmas dilaksanakan mengikuti empat tahapan yaitu sebagai berikut :
- Tahap I : Penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit
- Tahap II : Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasarkan standar tertentu (misalnya standar akreditasi, standar/pedoman program, standar pelayanan minimal, standar/indikator kinerja) untuk mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut.
- Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencana tindak lanjut audit.
- Tahap IV: Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.
Penyusunan Rencana Audit Internal
Dalam merencanakan audit, setiap auditor harus menetapkan hal-hal sebagai berikut :
1. Tujuan audit : untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar tertentu.
2. Lingkup audit : menjelaskan unit kerja yang akan diaudit.
3. Objek audit : menjelaskan apa saja yang akan diaudit.
4. Alokasi waktu : menjelaskan berapa lama audit akan dilakukan dan jadwal pelaksanaan.
5. Metoda audit : metoda yang akan digunakan pada saat melakukan audit.
6. Persiapan audit : persiapan auditor, menetapkan kriteria audit, dan penyusunan instrumen audit.
Pengumpulan Data
Metode pelaksanaan pengumpulan data dalam suatu audit dapat dilakukan dengan berbagai metoda, antara lain :
1. Mengamati proses pelaksanaan kegiatan;
2. Meminta penjelasan kepada auditee;
3. Meminta peragaan oleh auditee;
4. Memeriksa dan menelaah dokumen;
5. Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik;
6. Mencari bukti-bukti;
7. Melakukan pemeriksaan silang;
8. Mewawancarai auditee;
9. Mencari informasi dari sumber luar;
10. Menganalisis data dan informasi;
11. Menarik Kesimpulan.
Analisis Data
Tahap analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Apabila kemudian ditemukan adanya kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan tersebut.
Pelaporan Dan Diseminasi
Hasil audit internal Puskesmas harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen untuk melaporkan hasil audit, tindak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan.
Adapun laporan audit internal harus memuat hal-hal sebagai berikut :
- Latar belakang dilakukan audit : menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit;
- Tujuan audit : menjelaskan tujuan dilakukannya audit;
- Lingkup audit : menjelaskan unit yang diaudit;
- Objek audit : menjelaskan apa saja yang diaudit;
- Standar/Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit;
- Auditor : menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit;
- Proses audit : menjelaskan metoda, proses pelaksanaan audit dan jadwal pelaksanaan audit;
- Hasil dan analisis hasil audit: menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa terjadi kesenjangan terhadap standar/kriteria yang ditetapkan;
- Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh auditee : berdasarkan hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dengan adanya kesepakatan dari pihak auditee untuk menyelesaikannya.
Sumber : Pedoman Audit Internal Puskesmas
Silahkan unduh contoh formulir rencana audit berikut ini dan selamat menyambut Survey Akreditasi Puskesmas.
1. Contoh Rencana Audit Internal ⇒ [Link] ⇐
2. Contoh Form Monitoring Tindak Lanjut Audit ⇒ [Link] ⇐
3. Contoh Instrumen Audit Internal ⇒ [Link] ⇐
Semoga bermanfaat. Salam Akreditasi!
TERIMA KASIH ANDA SUDAH MEMBACA ARTIKEL BERJUDUL :
